Configuración de Cancelación Automática de Reservas por Falta de Pago

Aprenda a configurar la cancelación automática de reservas procesadas a través de procesadores o pasarelas de pago cuando los pagos no se completan, permitiendo liberar inventario de forma automática y notificar a los huéspedes de manera oportuna.

Esta funcionalidad le permite configurar la cancelación automática de reservas si un pago no se completa o falla dentro de un período de tiempo predefinido. Al activar esta opción en un medio de pago compatible (como Payway, Mercado Pago, Stripe, PayPal y Webpay), el sistema liberará automáticamente el inventario si el huésped no realiza el pago a tiempo y enviará una notificación de cancelación.

Configuración del Medio de Pago

Para configurar la cancelación automática de reservas, siga estos pasos:

1. Acceda a 'Medios de pago'

   Aquí, usted puede crear un nuevo medio de pago o editar uno existente que sea compatible con la funcionalidad de cancelación automática.

   

   Lista de medios de pago disponibles en el sistema.

2. Localice la opción de cancelación automática

   En la ventana de edición del medio de pago, busque el paso número 7, titulado “¿Quiere cancelar automáticamente las reservas que no se paguen a tiempo?”. Este apartado contiene la opción para habilitar la cancelación automática.

   

   Ventana de edición de un medio de pago, enfocada en la sección 7.

3. Active la cancelación automática

   Active el interruptor “Activar cancelación automática de reservas sin pago”. Al hacerlo, se desplegarán campos de configuración adicionales para que usted defina el comportamiento de la cancelación.

   

   Opción de cancelación automática activada, mostrando campos adicionales.

4. Establezca el tiempo de pago para cancelar

   Seleccione un intervalo de tiempo en el campo “Tiempo de pago para cancelar”. Este es el período que el sistema esperará antes de cancelar la reserva si el pago no se confirma. Las opciones van desde minutos (por ejemplo, 30 minutos) hasta varias horas (1, 3, 6, 12, 24, 48 y 72 horas).

   

   Selector de tiempo para la cancelación, con la opción de 30 minutos resaltada.

5. Seleccione la plantilla de correo de cancelación

   Elija una plantilla de correo electrónico en el campo “Plantilla de Correo de Cancelación”. Este correo se enviará automáticamente al huésped para notificarle que su reserva ha sido cancelada por falta de pago. Usted puede seleccionar una plantilla existente o crear una nueva.

   

   Menú desplegable para seleccionar la plantilla de correo de cancelación.

6. Guarde los cambios

   Una vez que haya configurado todas las opciones, desplácese hasta el final de la página y haga clic en el botón “GUARDAR CAMBIOS” para aplicar la nueva configuración al medio de pago.

   

   Botón de 'Guardar cambios' al final del formulario de edición del medio de pago.

   Verifique que los cambios se guardaron correctamente para que la configuración surta efecto.

Proceso de Reserva y Notificación de Pago Fallido

Explore el flujo que experimenta un huésped cuando el pago de una reserva falla y se activa la cancelación automática.

1. El cliente realiza la reserva

   Cuando un cliente realiza una reserva a través de su motor de reservas, completará sus datos personales y de contacto.

   

   Formulario de datos del titular de la reserva en el motor de reservas.

2. Selección y fallo del medio de pago

   En la sección de pago, el cliente selecciona un medio de pago que usted ha configurado previamente con la cancelación automática.

   

   Sección de información de pago con el medio de pago 'STRIPE' seleccionado.

   Si el cliente intenta pagar pero la transacción es rechazada o falla (por ejemplo, al usar datos de tarjeta incorrectos), el sistema no podrá completar el pago. Sin embargo, la reserva quedará registrada en un estado pre-confirmado.

3. Confirmación de reserva con pago fallido

   Tras el intento de pago fallido, el sistema mostrará una página de confirmación que informa al usuario: “Tu reserva está casi lista. El pago no se pudo completar, pero tu reserva quedó registrada”. Se advertirá que, en caso de no realizarse el pago, la reserva podría ser cancelada.

   

   Página de confirmación de reserva con un mensaje de pago fallido.

   Una vez transcurrido el tiempo configurado (en el ejemplo, 30 minutos) sin que el pago se haya completado, el sistema cancelará la reserva automáticamente. Esto libera el inventario y evita bloqueos innecesarios.

Notificación de Cancelación al Huésped

Cuando la reserva se cancela automáticamente, el sistema notificará al huésped mediante un correo electrónico.

1. Envío del correo electrónico de cancelación

   El sistema enviará un correo electrónico al huésped utilizando la plantilla que usted seleccionó durante la configuración para informar que la reserva se encuentra cancelada.

   

   Bandeja de entrada de Gmail mostrando el correo de cancelación de reserva.

Gestión Manual de la Cancelación Automática

Usted puede gestionar manualmente el proceso de cancelación automática para reservas individuales.

1. Visualice el banner de cancelación programada

   Al acceder a los detalles de una reserva que tiene una cancelación automática programada, se mostrará un banner informativo en la parte superior.

   

   Detalle de una reserva con el banner de cancelación automática programada.

2. Pause la cancelación automática

   Para detener el proceso de cancelación automática de una reserva específica, haga clic en el menú desplegable junto al banner de “Cancelación automática” y seleccione la opción “Pausar para esta reserva”.

   

   Menú desplegable con la opción 'Pausar para esta reserva'.

   Al pausar la cancelación, el banner cambiará su estado a “Cancelación automática en pausa”. Esta acción evita que la reserva se cancele automáticamente, dándole tiempo para gestionar el cobro manualmente o contactar al huésped. Es una acción reversible; usted puede reactivar la cancelación desde el mismo menú.

3. Considere la disponibilidad de la opción

   Tenga en cuenta que esta opción para pausar la cancelación solo está disponible para reservas que se realizaron utilizando un medio de pago que tiene la cancelación automática activada. Si una reserva se realizó con un medio de pago sin esta configuración, el banner y las opciones de gestión no aparecerán.

   

   Detalle de una reserva sin la opción de cancelación automática disponible.

   La automatización de cancelación automática puede detenerse por cualquiera de las siguientes razones:

   1. Pausar la automatización manualmente Desde el banner amarillo de la reserva puedes seleccionar la opción para pausar la cancelación automática.

   2. Registro de un pago automático a través de un procesador o pasarela integrada Si compartís nuevamente el link de pago al cliente y este realiza el pago mediante una integración como Stripe, PayPal, Mercado Pago o WebPay, el sistema acredita el cobro automáticamente y detiene la cancelación automática de la reserva.

   3. Mover la reserva a la instancia Confirmada La cancelación automática solo se ejecuta sobre reservas que se encuentran en la instancia de Preventa. Por lo tanto, al mover la reserva a Confirmadas, la automatización deja de aplicar.

   Importante: El sistema solo reconoce automáticamente los pagos que ingresan a través de procesadores o pasarelas integradas. Si se registra un pago de forma manual, ese cobro no detendrá la cancelación automática por sí solo. En estos casos, se recomienda mover la reserva a Confirmadas o utilizar la opción de pausar la automatización.